TO DO kann auch Spaß machen…

… oder die Kunst der Selbstorganisation.

Selbstorganisation, aber wie?

Jeder hat einen davon – in welcher Art auch immer: Kalender- oder Bulletjournal, Handykalender, Handymemos, To Do Listen etc. Eine Menge von Dingen, an die man sich erinnern möchte (lässt sich natürlich auch auf die unendlichen To Do Listen der eigenen Hochzeitsorganisation anwenden :-)). Wir hatten diesen Artikel schon eine zeitlang in der Pipeline, um planenden Bräuten Anregungen für die eigene Planungsphase zu geben – die Blogparade von Katja Schönefeld hat schließlich den letzten Anstoß in der Selbstorganisation  (Danke dafür 🙂 ) gegeben, dieses Thema schon früher zu veröffentlichen.

Für mich ist es eine tägliche Herausforderung, alle Termine, Ideen, Projekte, Brautpaare und ihre persönlichen Wünsche und Belange oder Notizen zusammen zu halten. Sich alles merken zu wollen, führt dann doch nur dazu, dass man etwas vergisst –  oder ständig das Gefühl hat, dass man irgendetwas übersehen hat. Man ist nicht nur sein eigener Projekt- und Kreativdirektor, man braucht also auch eine clevere Methode um nicht den Überblick zu verlieren. Ich bin in der Hinsicht ehrlich gesagt ziemlich konservativ: ich plane am liebsten mit Stift und Papier – macht doch auch irgendwie mehr Spaß, wenn man auf seinen Zetteln noch direkt rumkritzeln oder malen kann. Da schlägt wohl das Künstlerherz durch und in persönlichen Beratungsgesprächen kann ich Text und Bild schnell kombinieren und digitalisieren (auch dafür gibt es tolle Apps aber dazu ein andermal vielleicht mehr)… alle Versuche 100% digital zu organisieren sind bei mir grandios gescheitert. Am Ende hatte ich zwar alle Daten beisammen, den Überblick aber komplett verloren. Ich finde Text auf Bildschirmen wird schnell zu einem „Buchstabenbrei“ und ich verliere den Fokus.

Aber egal mit welcher Offline-Planungsmethode ich es versucht habe, irgendwie war nie das Richtige dabei – ich habe es mit gebundenem Notizbüchern versucht, mit Kalendern wie dem „Passion Planer“ (schaut unbedingt mal vorbei, ein tolles Konzept wie ich persönlich finde, dass aus einem Studienprojekt entstanden ist…), mit losen Zetteln und To-Do-Listen, Post-It Sammlungen… Und bin jetzt doch wieder bei einem Ringbuchkalender hängen geblieben (mit integrierter Post-It-Sammlung 🙂 ). Die Flexibilität hat mich überzeugt – ich hasse es, aus Büchern Seiten auszureißen und dann lose Bindungen wieder zu kleben…

Und jetzt ging es gleich wieder los: was soll ich mit dem ganzen Zeug in dem gekauften Ringbuch? Wer braucht heute noch ein komplettes Adressregister von A-Z? Immerhin habe ich passendes Blanko-Papier kaufen können. Also schon wieder mehr oder weniger unzufrieden…

Mein neues Lieblingssuchwort auf Pinterest „Filofaxing“

Per Zufall bin ich damals auf einen Blogartikel zum Thema „Filofaxing“ gestoßen. Filofax ist einer DER Ringbuchhersteller schlechthin – die Preise für selbige halte ich allerdings nicht für gerechtfertigt… Aber das ist schließlich jedem selbst überlassen. Die Wortkreation „Filofaxing“ steht mittlerweile als Synonym dafür, seinen Ringbuchordner zu personalisieren – sowohl die Einlagen selbst herzustellen, als diese auch ausgiebigst zu verzieren. Ob im Mini-Format, DIN A5 oder sogar DIN A4. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind auf jedes Format anwendbar. In den USA sind schon regelrechte Communities dazu entstanden. Nicht neu, aber seit Pinterest optisch und professionell definitv in einer neuen Dimension angekommen…

kleiner Exkurs für alle Recherchebegeisterten auf Pinterest – Stichwörter hierzu:

  • Washi Tape
  • Masking Tape
  • Filofaxing
  • Sticky Notes
  • Stamping
  • Bulletjournaling

Manche Leute machen aus ihren Kalendern wahre Kunstwerke – wobei ich unterstellen möchte, dass man damit ungeliebten Aufgaben auch mal ganz gerne aus dem Weg geht 🙂 Wissenschaftlich als „Prokastination“ bezeichnet…

Quelle: Pinterest 

Aber Ihr erratet es schon, ich alter Bastelfreund war Feuer und Flamme. Organisation, To-Do-Listen und das Ganze dann auch noch in hübsch!

Schweren Herzens habe ich mich zwar für einen Planer „nur“ im Pocket-Format entschieden – DIN A 5 wäre mein Traum gewesen, aber für die meisten (meiner) Handtaschen einfach zu sperrig. Oder ich passe mein Handtaschenformat auch mal auf die Kategorie „Weekender“ an… dazu allein gibt es wahrscheinlich auf verschiedensten Fashionblogs ausführliche Für & Wider, sowie Tipps… Letztendlich wurde es für mich dann ein völlig unglamouröser SYSTEM-Planer (Preis-Leistungsverhältnis und die Farbe waren dann ausschlaggebend, sind die Signaturefarben von SAMsation doch Koralle und Beerentönen…), der erst einmal kurzerhand seines gesamten Innenlebens beraubt wurde. Die meisten Vordrucke sehen unglaublich hässlich funktionell aus und sind für meine Belange oft auch gar nicht brauchbar.

Persönlich bevorzuge ich zum Beispiel Monatskalender zwecks der Übersichtlichkeit, diese habe ich einfach von Hand auf leere Ringbucheinlagen gemalt. Die Adressregister wurden kurzerhand mit Washi Tape beklebt und entsprechend ihrer Verwendung beschriftet. Sticky Notes mit abheften und es kann los gehen. Ach ja und aus Trennstreifen für Leitz Ordner lassen sich schnell weitere Trennblätter herstellen. Daher es sich hier um festes Kartonpapier handelt, benutze ich gerne Papierstanzer für die persönliche Note.

Do it Yourself: Ringbucheinlagen

Ringbucheinlagen lassen sich übrigens ziemlich einfach selbst herstellen – ich nehme dazu immer Microsoft Excel. Einfach die Spaltenbreite und -höhe den Abmaßen der Ringbucheinlagen anpassen und der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Jedes hochauflösende JPEG lässt sich auf diese Maße verkleinern und gestochen scharf ausdrucken. Ich verwende zum Beispiel Vorlagen von odernichtoderdoch.de (ich habe da einige „normale“ Blöcke, wollte auf das Design aber auch für mein Ringbuch nicht verzichten) oder den Blogplaner von Kreavida. Damit wird das Ringbuch schön bunt und hübsch sind die Vorlagen allemal. Mit einer Schablone (=original Ringbucheinlage) zeichne ich mir die Löcher vor und benutze dann einen handelsüblichen Locher. Einfach die Abdeckung abnehmen und die Löcher an der Markierung stanzen. Ihr müsst keinen Systemlocher dazu kaufen, die einzelnen Fabrika sollen alle nicht so besonders toll sein…

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Wie das en Detail funktioniert haben schon einige Blogger für Euch veröffentlicht, z.B. hier:

http://franzisfilofaxworld.blogspot.de

Mit diesem Vorgehen kann man jedes Format herstellen, dass man braucht – egal ob für eine Einkaufsliste oder die Hochzeitsplanung.

 Meine Planer-Landschaft

Letztendlich habe ich jetzt zwei Notizbücher (alles rund um Hochzeitsplanung, Homepage etc. und eines rund ums Bloggen) und meinen Ringbuchplaner, solange bis mir wieder etwas Neues einfällt:-)  In dem Ringbuch habe ich unter anderem meinem Kalender, To-Do-Listen, Notizzettel, eine Übersicht meiner Kundenprojekte aber auch private Dinge wie z.B. meine kleine Sammlung rund um Ernährungsthemen. (Ich sag nur moderne Unverträglichkeiten….) Die Größe der zugehörigen Notizbücher wähle ich so, dass ich die Ringbucheinlagen einkleben kann wenn ich sie übertragen möchte, das Buch aber noch bequem einstecken könnte, falls benötigt. Zum Start in die Woche nehme ich oft die Bücher zur Hand und mache einen kleinen Check, welche Daten und Unterlagen übertragen gehören und gleiche so den „Datenstand“ ab. Um die klassichen DIN A4 Leitz-Ordner dazu komme ich nicht herum – diese bleiben in der Regel aber im Büro. Informationen, die ich oft brauche, übertrage ich allerdings direkt in mein Ringbuch. Post-Its lassen sich übrigens hervorragend mit einem normalen Drucker bedrucken. (Die Druckvorlage und Beschreibung dazu gibt es hier: iheart) Damit kreiert man noch mal ein optisches Highlight in der eigenen Planungswelt – praktischerweise kann man sich damit standardisierte Post-Its ganz nach seinen Bedürfnissen anlegen.

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Natürlich hat der Trend zur Verschönerung auch vor meinem großen Inspirationsordner nicht halt gemacht – da macht es gleich noch mehr Spaß in all den schönen Hochzeitsideen zu blättern. Wobei ich im Vergleich von den Filofax-Profis wahrscheinlich belächelt würde – aber stundenlange Freizeit für Kalender-Bastel-Orgien habe ich dann leider auch nicht.

Die digitale Welt

Zugegeben offline auf Stift und Papier alle Links, die man im Internet findet und als erinnerungswürdig erachtet zu notieren, wäre eine echte Herausforderung. Machbar, aber einfach nicht effektiv. Ich kann mich hier nur meinen Blogger-Kollegen anschließen: Evernote ist gerade das Tool der Stunde, hätte es das bereits zu Studienzeiten gegeben – ich wäre im Organisationshimmel gewesen. Man kann dort schnelle Notizen abspeichern oder die Ausbeute einer Internetrecherche strukturiert in einer Notizbuch-Organisation ablegen. Darüber hinaus synchronisiert sich das Tool zwischen Handy, Tablet und PC per Knopfdruck… Ideal also für unterwegs, um keinen Gedanken zu verlieren und diesen dann am heimischen Rechner wieder aufzugreifen. Die Basisversion (bereits sehr brauchbar) ist kostenlos, für mehr Features schließt man einen extra Vertrag ab. Grundsätzlich jedem zu empfehlen, dessen Lesezeichenliste im Internetexplorer stetig wächst…

Beispielvorlage

Für Euch habe ich einige meiner Ringbucheinlagen aus der Hochzeitsplanung als Beispiel zur Verfügung gestellt, um zu zeigen, wie einfach es ist, sich seine personalisierten Einlagen selbst herzustellen, auch wenn man kein studierter Grafikdesigner ist. (Achtung: die Vorlagen sind für ein Pocket-Format mit Seitenabmaße 8,8 x 15cm ausgelegt).Unbenannt

gerne könnt Ihr Euch diese donwloaden: Ringbucheinlagen-Freebie

Vor allem den Hochzeitsnotruf benutze ich gerne, wenn ich als Zeremonienmeister gebucht werde 🙂

Ihr wollt noch mehr Infos zu einem speziellen Thema, habt Fragen oder würdet Euch eine Vorlage (im Pocketformat) wünschen? Lasst uns einfach einen Kommentar da!

Edit: zwischenzeitlich habe ich jetzt doch einen DIN A5 Filofax, ein Geschenk von meinem Mann, der beste Ehemann aller Zeiten! Und ich liebe ihn – ja auch meinen Mann, aber damit war der Planer gemeint. In die Handtasche bekomme ich ihn jetzt zwar immer noch nicht, aber ich habe keine losen Zettel mehr auf dem Schreibtisch. Alles fein säuberlich abgeheftet. Und daher die meisten meiner Blöcke DIN A5 haben, passt es alles perfekt zusammen. Für Kundengespräche klemme ich ihn mir unter den Arm oder wähle ein Taschenmodell der Kategorie „damit könnte ich auch ein Wochenende durchkommen“. Mein kleiner Planer im Pocket-Format dient als Kalender und enthält die wichtigsten Notizen für unterwegs – wenn der grosse Bruder dekorativ am Schreibtisch ruht…

Noch mehr Tipps rund um die Selbstorganisation findet Ihr unter Projektmanagement im täglichen Leben.

Eure Alexandra

keep-calm-and-plan-ahead

 

Titelbild: Pinterest; Keep calm: http://www.keepcalm-o-matic.co.uk; Anleitung Locher: http://franzisfilofaxworld.blogspot.de; bedruckte Post-Its: http://iheartplanners.com, alle anderen Bilder von DJ Sam André&Samsation

Noch mehr Lesestoff...

4 Kommentare

  1. Schöner Artikel 🙂 Ich bin ein riesiger Freund von Selbstorganisation, auch wenn ich dem Filofax nicht ganz so viel abgewinnen kann 😉 Ich habe mir stattdessen einen „Ein guter Plan“Kalender geholt und klebe den mit vielen Zettelchen und Washi Tape voll 😉

  2. Huuhuu 🙂

    Wow, was für ein Einblick! Ohja, die Preise für den Filofax sind echt … 😮 Umso besser, dass es so viele Vorlagen gratis zum Download gibt. Danke übrigens auch für dein Freebie. 🙂

    Ich werde morgen definitiv mal auf passionplanner.com schnüffeln – das Prinzip sieht auf den ersten Blick sehr spannend aus.

    Liebe Grüße,
    Katja

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