Projektmanagement – Methoden im täglichen Leben

Willkommen in unseren kleinen Ausflug in Sachen Projektmanagement. Wie strukturiert man Aufgaben sinnvoll, um effizient zu arbeiten?

Sind wir mal ehrlich, die wenigsten Weddingplaner sind das vom ersten Tag ihres Berufslebens an… ich persönlich bin da keine Ausnahme. Stocksolide habe ich was ordentliches studiert, damit mal was aus mir wird (den Satz konnte ich mir jetzt nicht verkneifen :-)). Ich habe in der freien Wirtschaft als Einkäuferin und Projektleiterin gearbeitet, bis ich dann etwas machen wollte, an dem ich echte Freude habe.*

*falls es irgendwen interessiert: meine Projekte reichten von Veröffentlichung neuer Unternehmenstandards bis hin zu Kapazitätserhöhungen bei Lieferanten, damit wir auch langfristig noch produzieren konnten…

Die Fähigkeiten aus dem Projektmanagement kommen mir heute nach wie vor unglaublich zu Gute – ich sehe jede Hochzeit tatsächlich im gleichen Kontext jedes meiner früheren Projekte an, von der Initialphase bis zum Abschluss, über das Budget und die einzelnen To-Do’s. Und daher ich in der Regel ja nicht nur ein Brautpaar betreue, sind gewisse koordinative Fähigkeiten Pflicht, um nicht im eigenen Auftragsdschungel unter zu gehen.

Im folgenden möchte ich Euch ein paar Techniken und nützliches Wissenswertes aus dem Projektmanagement vorstellen. Und es ist auf alles anwendbar: egal ob Euer Projekt Eure Hochzeit ist oder Ihr ein Haus baut oder einen neuen Blog launchen wollt. Es geht nicht um Motivationstechniken – darüber gibt es genug Artikel. Es geht darum, Aufgaben zu strukturieren und sinnvoll abzuarbeiten. Motivation setze ich jetzt einfach mal voraus 🙂

Das magische Dreieck im Projektmanagement

(Goldene Ananas sind toll, ganz einfach… 🙂 Wer regelmäßig bei uns vorbei schaut, weiß, dass ich ein Faible für schöne Papeterie habe.)

das magische Dreieck des Projektmanagements

Kurz gesagt: ein Projekt läuft nur ideal, wenn man ein gleichschenkliges Dreieck hat. Ja und wie soll ich das wissen? Gar nicht… Die Kernaussage dieser Darstellung ist, dass ein Faktor immer auch die beiden anderen beeinflusst: will ich weniger Geld ausgeben dann verlängert sich die Zeitspanne und ich muss mehr dafür tun.

Beispiel: ich möchte für meine Hochzeit Geld sparen – entweder ich recherchiere gut oder ich mache viel selbst. Beides verlangt Zeit und einen erhöhten persönlichen Aufwand. Oder ich möchte Zeit sparen: also muss ich in kürzerer Zeit mehr Leistung bringen und zahle dafür auch mehr – schließlich habe ich nicht die Zeit ausreichend Alternativenvergleiche zu machen…

Das soll eigentlich nur aussagen, dass zum Erreichen des Optimums ein Gleichgewicht hergestellt sein muss – sich in seinen To-Do’s massiv zeitlich unter Druck zu setzen führt nicht zwangsläufig zum besten Ergebnis…

Das Eisenhower-Prinzip

(Genau so wie es klingt: das Prinzip ist nach dem Präsidenten benannt, der es angeblich erfunden und praktiziert hat)

eisenhower-prinzip

Das Eisenhower-Prinzip soll uns dabei unterstützen, zu erkennen, wie und wann Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Man nimmt alle seine offenen Themen und kategorisiert sie nach den Attributen „dringend“ und „wichtig“. Vor allem „wichtig“ ist nicht ganz einfach, weil vorher bereits das Ziel klar definiert sein muss. „Wichtig“ ist übrigens auch eine sehr subjektive Beschreibung, da jeder eine andere Art der Zielerreichung für sich als richtig erachtet. Vor allem in Projekten mit mehreren Beteiligten kann es hier schon mal zu Diskussionen kommen.

Wichtig und dringend

Aber gehen wir wieder über auf die Beispiele, dann wird es einfacher: ich plane eine Hochzeit und die Braut hat mir aufgetragen, dass die Feier in einem Schloss stattfinden soll, das wäre ihr Kindheitstraum. Also ist es ihr enorm wichtig, es dient zur Erfüllung eines Traums. Daher die Feier enorm von der Location abhängt, muss ich diese Aufgabe sofort angehen, bevor ich etwas anderes tue. Es gehört also in Kategorie 1.

Nicht wichtig aber dringend

Nächste Kategorie: die Braut möchte Blumenbouquets auf den Tischen, es ist ihr aber nicht so wichtig, weil sie sonst auch nie Blumen zu Hause hat. Die Feier findet allerdings schon in zwei Monaten statt. Es ist also nicht wichtig, aber dringlich. Natürlich könnte die Braut sich jetzt selbst darum kümmern, aber wenn es ihr nicht wichtig ist, warum diese Zeit verschwenden, die sie für viel wichtigere Aufgaben verwenden kann? Sie überträgt die Aufgabe ihrer Mutter,  weil sie deren Geschmack schätzt und sich auf sie verlassen kann.

Für den Papierkorb oder später irgendwann

Und noch ein Beispiel: diesmal aus der Kategorie Ablage Papierkorb – zugegeben das ist die Schwierigste: es ist schon schwierig „wichtig“ und „dringlich“ auseinander zu halten, aber dann zu erkennen,  dass etwas gar keinen Mehrwert hat? Beispielsweise hat die Braut von Gastgeschenken gelesen, weil man das halt so hat. Würde es nach ihr gehen, dann gäbe es keine. Schließlich hat sie Platzkarten, eine Candybar oder was auch immer. So dringend ist es auch nicht, die Hochzeit ist ja erst in einem halben Jahr.

Hier wird eine Wichtigkeit fremdprojeziert: schließlich macht man das so und es gehört dazu. Es entspricht aber nicht den persönlichen Zielen oder Träumen der Braut – es ist unwichtig (fremdgesteuerte Wünsche sind nicht immer leicht zu identifizieren…). Sie könnte das Thema Gastgeschenke jetzt einfach von der Liste streichen oder zumindest ganz nach hinten stellen. Nach dem Motto „wenn noch Zeit, Lust und Budget vorhanden ist, kann ich es ja noch machen“.

Nach diesem Prinzip arbeiten auch viele vorgefertigte To-Do-Listen, wie zum Beispiel auch der „Prioritätensortierkasten“ von odernichtoderdoch.de. In diesem Fall gibt man den Aufgaben eine Dringlichkeit  (das bis wann), wobei diese auch stark von der eigenen subjektiven Wahrnehmung der Wichtigkeit geprägt ist:

Prioritätensortierkasten

Das To-Do-Listen Chaos

Nicht neu und auch nicht von mir erfunden, aber aus Erfahrung kann ich Euch nur sagen: verwaltet alles zentral. Egal ob Ihr zu den Filofax-Jüngern gehört (da habe ich auch schon mal drüber geschrieben: TO DO kann auch Spaß machen…), einen Ordner oder Mappe benutzt oder digital auf Tools wie Evernote oder OneNote (Microsoft Office) zurück greift. Wenn alles zusammen abgelegt ist, dann tut Ihr Euch leichter Struktur zu finden und effizienter zu arbeiten.

Von der Aufgabensammlung zur Abarbeitung:

Bis jetzt haben wir nur eine grosse Sammlung an Themen, die wir kategorisiert haben. Natürlich kann man auch anhand dieser Liste einfach arbeiten, unter Umständen wird dann aber etwas Dringliches übersehen. Man muss also anhand seiner To-Do-Listen und dem persönlichen Terminkalender entweder eine Tages-/Wochen- oder Prioritätenplanung vornehmen.

projektmanagement

Ich mache das eigentlich immer so, dass ich eine Prioritätenliste erstelle, da ich keine festen Arbeitszeiten planen und einhalten kann. So weiss ich aber immer wenn ich Zeit habe, was ich zuerst angehe. Lediglich die Themen aus Kategorie 1, also dringlich und wichtig, versehe ich mit einem konkreten Zieldatum…

Ich wünsche Euch viel Spaß beim Ausprobieren, vielleicht nutzt Ihr die Techniken ja auch schon?!

Wer sich noch mehr mit dem Thema Zeit- und Projektmanagement im persönlichen Alltag auseinander setzen möchte, dem empfehle ich „Lothar Seiwert: Noch mehr Zeit für das Wesentliche“.


Es handelt sich hier um einen Werbelink von Amazon. Auf den Preis hat dies für Dich keine Auswirkung. Ich besitze das Buch selbst und würde Dir nichts empfehlen, von dem ich nicht überzeugt bin.  

Eure Alexandra

Fotos: Prioritätensortierkasten von odernichtoderdoch.de; alle anderen Fotos DJ Sam André & SAMsation

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